Generatieve AI zorgt voor overbelasting: hoe bedrijven slimme keuzes maken

De paradox van AI: meer ideeën, maar dezelfde uitdagingen

Generatieve AI heeft de economie van kenniswerk op zijn kop gezet. Waar het vroeger weken kostte om een strategie, memo of productconcept te ontwikkelen, kan een professional met een chatbot nu tientallen plausibele ideeën voor de lunch genereren. De kosten voor het bedenken van nieuwe initiatieven zijn drastisch gedaald, maar de uitvoering blijft een traag proces. Zelfs het implementeren van één idee kan maanden of jaren duren.

Dit verschijnsel is inmiddels zichtbaar in veel organisaties: te veel projecten, te veel tools en te veel prioriteiten die niemand meer kan overzien. Leidinggevenden blijven nieuwe taken toevoegen omdat het bedenken ervan bijna niets meer kost. Maar de uitvoering blijft achter. Het gevolg? De grootste bottleneck in een AI-gedreven werkomgeving is niet langer de creativiteit, maar de uitvoering.

Het Broad Institute: een les in focus en discipline

Het Broad Institute, een vooraanstaand biomedisch onderzoekscentrum van MIT en Harvard, ondervond deze uitdaging al jaren geleden. Toen in 2003 het eerste menselijke genoom werd gesequencet, duurde dat meer dan tien jaar en kostte het ongeveer 3 miljard dollar. Tegenwoordig kost het sequencen van een genoom slechts enkele uren en minder dan 200 dollar. Deze revolutionaire daling in kosten bracht nieuwe kansen met zich mee, maar ook twee grote crises.

Crisis 1: Operationele overbelasting

Naarmate sequencen sneller en goedkoper werd, stroomden monsters sneller door het proces dan de volgende teams konden verwerken. Werk stapelde zich op bij de knelpunten. Technici raakten zo overbelast dat monsters zelfs verloren gingen. De oplossing? Een shift van een ‘push’-systeem—waar elke fase zo snel mogelijk werk doorstuurt—naar een ‘pull’-systeem. Hierbij neemt elke fase alleen nieuwe werkzaamheden op als er capaciteit beschikbaar is.

Crisis 2: Te veel ideeën, te weinig afronding

Toen sequencen zelf goedkoop en routinematig werd, explodeerde het aantal ideeën bij het innovatieteam van het Broad. Er werden constant nieuwe projecten gestart, maar slechts weinig werden afgerond. Een case study van MIT beschreef het als volgt: het team was ‘de technologische leidende positie aan het verliezen die het met zoveel moeite had opgebouwd’.

De oplossing lag in dezelfde discipline die eerder voor de operationele bottleneck was toegepast. Het team creëerde een visuele kaart—letterlijk met Post-its op een muur—van alle actieve projecten. Hierop werd bijgehouden waar elk project zich in de ontwikkelingsfunnel bevond. Dit maakte twee dingen duidelijk: sommige projecten waren redundant, en er waren minstens twee keer zoveel projecten gaande als het team realistisch kon afronden.

Ze introduceerden een ‘hopper’—een wachtrij waar ideeën werden opgeslagen tot er capaciteit vrijkwam in de ontwikkelingsfunnel. Binnen twee jaar halveerde het team het aantal actieve projecten en verdubbelde het aantal succesvol afgeronde projecten.

Waarom leidinggevenden blijven toevoegen in plaats van schrappen

De oplossing van het Broad Institute lijkt achteraf voor de hand liggend. Toch gebeurt dit zelden in de praktijk, omdat mensen van nature geneigd zijn om toe te voegen in plaats van te schrappen. Een studie uit 2021 in Nature, geleid door onderzoekers aan de Universiteit van Chicago, toonde aan dat mensen gemiddeld 20% meer taken oppakken als ze de keuze hebben, zelfs als dat ten koste gaat van de kwaliteit van het werk.

Deze bias voor toevoegen verklaart waarom organisaties blijven worstelen met overbelasting, ondanks de beschikbaarheid van krachtige tools zoals generatieve AI. De valkuil is dat nieuwe technologieën de illusie wekken dat we meer kunnen doen, terwijl de werkelijke uitdaging ligt in het selectief prioriteren en uitvoeren van de meest waardevolle initiatieven.

«Generatieve AI maakt het makkelijker dan ooit om ideeën te genereren, maar de kunst is niet om meer te doen, maar om de juiste dingen te doen.»

Praktische tips om overbelasting te voorkomen

• Implementeer een ‘pull’-systeem: Zorg dat teams alleen nieuwe taken oppakken als ze daadwerkelijk capaciteit hebben. Dit voorkomt ophoping en kwaliteitsverlies.
• Maak een visuele projectkaart: Gebruik een fysieke of digitale bord om alle actieve projecten in kaart te brengen. Dit maakt redundantie en overbelasting zichtbaar.
• Introduceer een ‘hopper’ voor ideeën: Sla nieuwe ideeën op in een wachtrij tot er ruimte is in de ontwikkelingsfunnel. Dit voorkomt dat goede ideeën verloren gaan, maar wel gefocust wordt op wat haalbaar is.
• Train leidinggevenden in selectief prioriteren: Leer teams om bewust keuzes te maken en taken te schrappen in plaats van toe te voegen. Dit vereist een cultuurverandering, maar levert op lange termijn betere resultaten op.
• Meet niet alleen output, maar ook impact: Richt je niet alleen op het aantal gegenereerde ideeën, maar op de daadwerkelijke waarde die ze opleveren voor de organisatie.