איך לבנות צוות עצמאי שמצליח לבד? הטיפים של מנכ"ל חברת Jotform

הסיפור שהפך לתובנה מנהלתית

איש צעיר בן עשרים נכנס למסעדה צרפתית יוקרתית בניו יורק, שם מלצרים לבושים בטוקסידו שירתו אותו. הוא סיפר למלצר שהוא מעולם לא ביקר במסעדה כזו ויש לו מאה דולר להוציא, וביקש ממנו להביא לו את הארוחה הטובה ביותר באותו תקציב. מה שהגיע היה ארוחה בשווי של לפחות 150 דולר, והוא זכה לטיפול מלכותי. החוויה הזו ליוותה אותו שנים לאחר מכן. אותו אדם, שהפך לימים למאמן בכיר ופורסם ב-The New Yorker, למד להאמין בכוחו של שיתוף האחריות והסתמכות על מומחיות של אחרים. מנהלים יכולים ללמוד מכך: כשאתם מפקידים בידי אחרים, הם לרוב עולים על הציפיות שלכם.

הדרך להצלחה: פחות פיקוח, יותר בעלות עצמית

כמנכ"ל חברת Jotform במשך שני עשורים, ראיתי את אותה דינמיקה מתרחשת בתוך החברה. צוותים מצליחים לא זקוקים לניהול מוגבר, אלא פועלים טוב יותר כשהם מקבלים מרחב פעולה עצמאי. עם זאת, מנהלים יכולים לסייע ביצירת תבניות תקשורת שמפחיתות תלות ומגבירות בהירות. כשמידע זורם בצורה צפויה ושקופה, צוותים מתקדמים מהר יותר עם פחות חיכוכים – ללא פיקוח מתמיד.

איך הפקדנו אחריות והפכנו לאימפריה

כשהחברה שלי גדלה מעסק של אדם אחד לעשרות, ואחר כך למאות עובדים, הבנתי שהדרך היחידה להמשיך לצמוח היא באמצעות הפקדת סמכויות. היה עלי להתמקד בדברים שיביאו את התועלת הגדולה ביותר לחברה, ולשאר – לוודא שיש אנשים שאני יכול לסמוך עליהם שיבצעו את העבודה באותה מידה או טובה יותר ממני. הפקדת הסמכויות היא שהפכה את Jotform למה שהיא היום: 35 מיליון משתמשים ו-800 עובדים.

עם זאת, אני מזדהה גם עם המושג "מצב מייסד" של בריאן צ'סקי, מייסד Airbnb. גישה זו כוללת מעורבות ישירה של המייסד בכל תחומי החברה, במקום הסתמכות על היררכיה נוקשה. הפקדת סמכויות היא אמנות, ומציאת האיזון הנכון לארגון שלכם היא המפתח להצלחה.

איך אנחנו עושים את זה ב-Jotform

אני לא יכול להיות מעורב בכל דבר, אז אני מתמקד בפיתוח מוצרים עתידיים ובאופן שבו הם יכולים לשפר את חיי המשתמשים שלנו. אנחנו מעצימים את הצוותים שלנו לפעול באופן עצמאי יחסית. יחד עם זאת, אני נפגש עם כל צוות – צוות הבינה המלאכותית, צוות הצמיחה, צוות השיווק ועוד – פעם בשבוע. בפגישות קצרות של 15-20 דקות, הם מציגים את מה שהם עושים, ואני נותן משוב. אני לא מיקרומנג' – הצוותים ממשיכים קדימה. המערכת הזו יוצרת מחזור של שיפור מתמיד ופריסה רציפה, ומעניקה לצוותים מומנטום.

העצה שלי למנהלים: הפקדו סמכויות עם תחושת בעלות. המשמעות היא להגדיר באופן ברור מי אחראי על כל משימה או החלטה, כך שהאחריות מוטמעת בתהליך העבודה. יחד עם זאת, אל תאבדו קשר לחלוטין. בעודכם מעצימים צוותים לנהל את עצמם, בנו בדיקות תקופתיות לתהליך העבודה כדי לעקוב אחר ההתקדמות ולתת משוב לאורך הדרך. שקיפות שומרת על הצוותים בתנועה.

תקשורת שקופה: המפתח לצוותים עצמאיים

אם המטרה היא לבנות צוותים עצמאיים ומעורבים, מנהלים צריכים לתכנן מערכות ותרבות שיתמכו בהם להצלחה. חלק מהותי במערכת כזו הוא תקשורת שקופה.

איך יוצרים תקשורת שתומכת בעצמאות

כשמידע זורם בצורה פתוחה ונגישה לכל, הצוותים יכולים לקבל החלטות מהירות יותר ולפעול ללא תלות מתמדת במנהלים. הנה כמה עקרונות שיכולים לעזור:

• הגדרת מטרות ברורות: כל צוות צריך לדעת מה מצופה ממנו ומה הם היעדים הסופיים.
• שיתוף מידע בזמן אמת: עדכונים שוטפים על התקדמות הפרויקטים, אתגרים ופתרונות מאפשרים לצוותים להישאר ממוקדים ויעילים.
• תהליכי קבלת החלטות מובנים: הגדרת מי מחליט מה ובאילו נסיבות, מפחיתה בלבול ומאיצה את קצב העבודה.
• תרבות של משוב פתוח: עידוד הצוותים לתת ולקבל משוב באופן קבוע מחזק את תחושת האחריות והבעלות.

כשצוותים יודעים שהם בעלי האחריות והמידע הדרושים להם, הם יכולים לפעול בביטחון ולהתקדם בצורה עצמאית. מנהלים שמצליחים לבנות תרבות כזו מוצאים את עצמם מובילים צוותים שמבינים את המטרה, פועלים במהירות ומצליחים להשיג תוצאות יוצאות דופן.

"הפקדת סמכויות היא לא רק על שחרור שליטה, אלא על יצירת מערכת שתומכת בצוותים לנהל את עצמם בצורה הטובה ביותר."

סיכום: המפתח לצוותים עצמאיים נמצא בידיים של המנהלים

בניית צוותים עצמאיים היא לא משימה פשוטה, אבל היא אפשרית כשמנהלים מאמצים גישה של הפקדת סמכויות עם אחריות ברורה ותקשורת שקופה. כשצוותים יודעים מה מצופה מהם, יש להם גישה למידע הדרוש והם מרגישים בעלי האחריות על תוצאות העבודה שלהם, הם הופכים ליעילים יותר, מהירים יותר וממוקדים יותר.

השיטה שלנו ב-Jotform הוכיחה את עצמה: צוותים עצמאיים, תקשורת פתוחה ומנהלים שמאמינים ביכולת של הצוותים שלהם – כל אלה הם המפתחות להצלחה. כשאתם מפקידים בידי הצוותים שלכם את האחריות, הם לרוב עולים על הציפיות שלכם. זו לא רק תיאוריה – זו המציאות שאנחנו חיים בה מדי יום.