Komandalararası əlaqəni necə effektivləşdirmək: Toplantı artırmadan 5 yol

Komandalararası əlaqə probleminin səbəbi nədir?

Komandalar qarşılaşdıqları əlaqə problemlərinə adətən daha çox toplantı əlavə etməklə cavab verirlər. Hər həftə yeni bir yoxlama toplantısı, qarışıq e-poçt silsilələri səbəbindən təşkil olunan "tez əlaqə" və ya keçmiş toplantının nəticələrinə dair fərqli mülahizələrlə nəticələnən zənglər. Lakin həqiqət odur ki, problemin səbəbi danışıqların azlığı deyil, məlumatın necə hərəkət etməsi, qərarların necə qəbul edilməsi və məlumatın tam olmaması halında nə demək lazım olması barədə ortaq vərdişlərin olmamasıdır.

Bu problemlər adətən gözlənilməz hadisələr, qərarların yenidən müzakirəsi, məsuliyyətlərin qeyri-müəyyənliyi və hər kəsin hiss etdiyi lakin adını qoya bilmədiyi qeyri-müəyyənlik şəklində ortaya çıxır. Yəni, məsələ komandaların danışmaması deyil, onların məlumatın necə paylaşılacağı, qərarların necə qəbul ediləcəyi və məlumatın tam olmaması halında nə demək lazım olduğu barədə ortaq vərdişlərə malik olmamasıdır.

Komandalararası əlaqəni toplantı artırmadan yaxşılaşdırmaq üçün 5 yol

1. İşinizi tamamlamaqdan əvvəl paylaşın

Komandalararası əlaqə problemlərinin çoxu aslında məlumatın vaxtında paylaşılmaması probleminə əsaslanır. Komandalar adətən işi çox gec paylaşırlar. Məlumat yalnız bir istiqamətdə hərəkət edir və hər kəs nə baş verdiyini gördükdə əsas seçimlər artıq qəbul edilmiş olur. Bu vaxt insanlar əlavə toplantılar təşkil etməyə başlayırlar, çünki onlar həqiqətən toplantıları sevirlər, lakin artıq思考ya vaxtında daxil olmaq üçün cəhd göstərirlər.

Daha yaxşı yol isə işi tamamlamaqdan əvvəl məlumatı paylaşmaqdır. Qərarlar qəbul edildikdən sonra insanları məlumatlandırmaq əvəzinə, layihə sənədlərini ümumi rəqəmsal məkanlarda yerləşdirərək layihənin gedişatını, açıq sualları və erkən思考ları vaxtında paylaşmaq mümkündür. Mən bir komandada layihə sənədlərini ümumi rəqəmsal məkanlara yerləşdirdim. Status yoxlamaları azaldı, gənc komanda üzvləri qərar qəbul edilməmiş vaxtda konstruktiv rəylər almağa başladılar. Dəyişən şey danışıqların həcmi deyil, onların vaxtı idi.

Əsas nəticə: Nəticələri böyük təqdimatlar şəklində paylaşmaq əvəzinə, tez-tez və vaxtında yenilənən məlumatlar təqdim edin.

2. Məxfi danışıqlar üçün struktur olunmuş vaxt ayırın

Əgər dürüst danışıqlar yalnız toplantıdan sonra baş verirsə, komandanızda əlaqə problemi var deməkdir. Komandalar adətən iki paralel danışıq aparırlar: rəsmi toplantıda aparılan danışıq və həqiqi fikirlərin müzakirə olunduğu məxfi mesajlar, koridor söhbətləri və fərdi görüşlər. Bu yerlərdə insanlar nəzakətli şəkildə nə düşündüklərini deyir, digərlərinin eyni problemi görüb-görmədiyini yoxlayır və toplantının həll edə bilmədiyi məsələləri düzəltməyə çalışırlar. Lakin bu həm də komandaların çoxlu vaxt itirməsinə səbəb olur.

Cavab isə daha çox toplantı təşkil etmək deyil (və ya bir çox fərdi görüşlər təşkil etmək). Süfli müzakirələri əvəz edən strukturlaşdırılmış vaxt ayırmaq lazımdır. Bunun üçün sadə bir dəyərləndirmə toplantısı kifayətdir. Üç sual verin:

• Nə yaxşı gedir?
• Hara ilişirik?
• Növbəti dəfə nəyi fərqli etmək lazımdır?

Məqsəd toplantını yenidən yaşammaq deyil, birgə mühitdə digər beş fərdi görüşdə danışılacaqları bir yerdə deməkdir.

Mənim komandam da müştəri ilə bağlı çətinliklərdən, struktur dəyişikliklərindən və digər vacib məsələlərdən sonra retrospektiv toplantılar təşkil edir.

3. Qərar qəbul edilmə prosesini şəffaflaşdırın

Komandalar qərar qəbul edərkən adətən qərarların necə qəbul edildiyi barədə şəffaflıq olmur. Bu isə qərarların yenidən müzakirəsinə, qeyri-müəyyənliyə və etibarsızlığa səbəb olur. Qərar qəbul edilmə prosesini şəffaflaşdırmaq üçün aşağıdakıları nəzərə alın:

• Kim qərar qəbul edir? Qərarın qəbul edilməsi məsuliyyətini müəyyən edin.
• Qərar necə qəbul edilir? Qərar qəbul etmək üçün istifadə olunan metodları (məsələn, konsensus, səsvermə, lider qərarı) açıqlayın.
• Qərar qəbul edildikdən sonra nə baş verir? Qərarın həyata keçirilməsi və nəticələrin izlənməsi üçün məsul şəxsləri müəyyən edin.

Bu proseslər şəffaf olduqda, komandalar qərarların necə qəbul edildiyini və nəticələrinin nə olacağını bilir, bu isə qeyri-müəyyənliyi azaldır.

4. Məsuliyyətləri açıq şəkildə müəyyən edin

Komandalararası əlaqə problemlərinin əsas səbəblərindən biri də məsuliyyətlərin qeyri-müəyyənliyidir. Komandalar üzvləri arasında kim nə ilə məşğul olmalıdır? Bu sualın cavabı adətən aydın deyil və bu da qarışıqlığa səbəb olur.

Məsuliyyətləri açıq şəkildə müəyyən etmək üçün aşağıdakıları həyata keçirin:

• Rolları və məsuliyyətləri yazıya alın: Hər bir komanda üzvünün rolunu və məsuliyyətlərini açıq şəkildə qeyd edin.
• Müəyyən olunmuş məsuliyyətləri izləyin: Məsuliyyətlərin yerinə yetirilməsini izləmək üçün alətlərdən istifadə edin.
• Müəyyən olunmuş məsuliyyətlərə görə məsuliyyət daşıyın: Komanda üzvlərini müəyyən olunmuş məsuliyyətlərinə görə məsuliyyət daşımağa təşviq edin.

Bu şəkildə komandalar arasında şəffaflıq artır və qarışıqlıq azalır.

5. Geri bildiriş sistemini qurun

Komandalararası əlaqəni yaxşılaşdırmaq üçün effektiv geri bildiriş sistemi qurmaq vacibdir. Geri bildiriş sistemi komandaların bir-birlərindən öyrənməsinə və inkişaf etməsinə imkan verir. Aşağıdakıları nəzərə alın:

• Düzgün vaxtda geri bildiriş verin: Geri bildirişi lazım olduğu vaxtda verin, çox tez və ya çox gec deyil.
• Konstruktiv geri bildiriş verin: Geri bildirişi konstruktiv şəkildə verin, hər kəsin inkişaf etməsinə kömək edin.
• Geri bildirişə görə məsuliyyət daşıyın: Komanda üzvlərini geri bildirişlərinə görə məsuliyyət daşımağa təşviq edin.

Bu şəkildə komandalar arasında qarşılıqlı anlaşma və inkişaf artır.

Nəticə

Komandalararası əlaqəni yaxşılaşdırmaq üçün daha çox toplantı təşkil etmək həll deyil. Əsas məsələ məlumatın necə hərəkət etməsi, qərarların necə qəbul edilməsi və məsuliyyətlərin necə müəyyən edilməsi barədə ortaq vərdişlər yaratmaqdır. Bu beş yol komandalararası əlaqəni toplantı artırmadan yaxşılaşdırmağa kömək edəcək.

"Komandalararası əlaqə problemləri adətən danışıqların azlığından deyil, məlumatın vaxtında və effektiv şəkildə paylaşılmaması, qərarların şəffaf şəkildə qəbul edilməməsi və məsuliyyətlərin qeyri-müəyyənliyindən qaynaqlanır."