Feedback uitstellen kost je meer dan je denkt – waarom je het toch moet geven

Als manager feedback uitstellen omdat het ongemakkelijk voelt, ben je niet de enige. Maar uitstelgedrag heeft een prijs: medewerkers blijven in het duister, prestaties dalen en juridische problemen liggen op de loer. Uit ervaring als werknemer, leidinggevende en HR-professional weet ik dat de kosten van het niet geven van feedback bijna altijd hoger zijn dan de ongemakkelijkheid van het gesprek zelf.

Wat gebeurt er als je feedback blijft uitstellen?

De juridische kant

Een manager die eindelijk een prestatieprobleem wil aanpakken, komt vaak voor een verrassing te staan. Het probleem blijkt al veel langer te spelen dan gedacht, er is geen documentatie en de medewerker had geen idee omdat eerdere beoordelingen neutraal of zelfs positief waren. Omdat niemand die ongemakkelijke confrontatie wilde aangaan. Het resultaat? Een lastig en risicovol traject om het probleem op te lossen.

De menselijke kant

Medewerkers die ontslagen worden vanwege prestatieproblemen, delen op platforms als Glassdoor vaak eenzelfde verhaal: ‘Niemand heeft me ooit verteld waar ik stond tot ik werd ontslagen.’ Of: ‘Ik had geen idee dat ik niet voldeed tot het te laat was.’ ‘Mijn manager was nooit eerlijk tegen me.’

Feedback uitstellen beschermt noch je medewerkers, noch je organisatie. Het houdt mensen in het ongewisse, waardoor ze niet kunnen groeien – en jij gefrustreerd raakt.

Waarom we feedback uitstellen (wees eerlijk tegen jezelf)

Als je feedback uitstelt, is daar vast een reden voor. Het is de moeite waard om die onder ogen te zien. Herken je dit?

• ‘Ik zeg niets omdat ze ervan zou schrikken – en het toch niet verandert.’
• ‘Ik mag ze wel als persoon en kan niet eens precies aangeven wat er mis is.’
• ‘Ik hoop dat het vanzelf beter wordt.’
• ‘Elke keer als ik eraan denk, komt er iets urgenters tussen en stel ik het uit tot volgende week.’

Dit is geen schuldvraag, maar een herkenbare reactie. De meeste leidinggevenden zijn hier niet voor opgeleid. Toch helpt het niet om in deze gedachtegang vast te blijven zitten. Op een gegeven moment moet je het gesprek voeren.

Gebruik de ‘Pauze-Beschouw-Handel’-methode om feedback niet langer uit te stellen

De Pauze-Beschouw-Handel-methode helpt om de automatische piloot (uitstellen-hopen) te doorbreken. Want wat op korte termijn makkelijker voelt, kost je op lange termijn meer.

Pauze

Voordat je volgende één-op-één afspraak plaatsvindt of voordat er weer een week voorbijgaat, stop even en vraag jezelf af:

• Welke feedback heb ik al die tijd achtergehouden?
• Wat is het ergste dat kan gebeuren als ik het nu vertel?
• Wat is het ergste dat gebeurt als ik het niet vertel?

Beschouw

Bedenk wat het doel van je feedback is. Wil je de medewerker helpen groeien? Wil je de sfeer in het team verbeteren? Of wil je voorkomen dat een klein probleem uitgroeit tot een groot conflict? Schrijf je antwoorden op – het helpt om helderheid te krijgen.

Handel

Plan het gesprek in en voer het uit. Begin met een positieve insteek: ‘Ik waardeer je inzet en wil graag dat we samen kijken hoe we nog beter kunnen presteren.’ Geef concrete voorbeelden en wees duidelijk over wat er moet veranderen. Sluit af met een actieplan en een vervolgmoment.

Feedback geven is een investering in de toekomst

Feedback uitstellen lijkt op korte termijn de makkelijkste optie, maar op lange termijn betaal je de prijs. Medewerkers die niet weten waar ze staan, kunnen niet groeien. En organisaties die geen open cultuur van feedback hanteren, lopen risico op juridische problemen en een slechte reputatie.

De ongemakkelijkheid van het gesprek is tijdelijk. De gevolgen van het niet geven van feedback zijn blijvend. Dus: neem de tijd om te pauzeren, te beschouwen en te handelen. Je medewerkers – en jezelf – zullen je er later dankbaar voor zijn.